Más de alguna vez no hemos podido llegar a una cita porque algo que no estaba en nuestros planes se cruzó en nuestro camino. Otras veces, a pesar de encontrarnos con obstáculos, hemos llegado pero tarde (recuerden el refrán que dice: “más vale tarde que nunca”). En otras ocasiones hemos llegado a tiempo, pese a todos los problemas que se nos presentaron y que superamos. ¿Qué podemos hacer entonces para aumentar nuestras posibilidades de llegar a tiempo?. Bueno, la planificación parece ser la respuesta, ¡¡ pero no podemos planificar todo !!. Aquí les presento una técnica muy simple, pero efectiva, para identificar los factores críticos o prioritarios a la hora de asegurar que suceda lo que queremos. Es una mezcla entre el empleo de matrices de riesgo y las famosas causas básicas de fallas, conocidas como 6M del Diagrama de Ishikawa.
Supongamos que para llegar a nuestro camino, determinamos que hay que ejecutar 10 actividades principales. Lo que haremos en primer lugar es emplear una matriz de riesgo para determinar qué tan sensible para el desempeño de cada una de las actividades es la falla de unos de los factores prioritarios considerados, de la siguiente manera:
En una segunda etapa, adicionamos la sumatoria de los puntajes obtenidos para cada fila y columna de la matriz:
El paso siguiente, es ordenar las filas y columnas de mayor a menor puntuación:
Luego, si calculamos la incidencia porcentual acumulada y llegamos hasta un 50% (puede ser otro porcentaje dependiendo del nivel de aversión al riesgo considerado), obtenemos las partidas (filas) que son críticas respecto de fallas en los factores principales considerados y también los factores más incidentes:
En el ejemplo, para aproximadamente una cobertura del 50% de la incidencia, resultan más afectadas las actividades 3, 6 y 10 y los factores prioritarios resultan ser la Mano de Obra, los Métodos y el Medio Ambiente (por ejemplo, el clima). De esta manera implementaremos acciones más rigurosas para asegurar que la probabilidades de fallas de esas actividades, originadas en estos factores críticos, sean las menores posibles. Si las diferentes actividades tienen importancias o incidencias diferentes, se puede ponderar con factores de peso para considerar esta situación.
Finalmente, para cada uno de los factores podemos identificar las incidencias más importantes sobre las diferentes actividades consideradas. Así podremos implementar acciones de planificación específicas en cada caso:
Si miramos el factor Mano de Obra (el más incidente en el ejemplo) , se puede obtener una programa de necesidades general y otro para las actividades críticas más afectadas por este factor, de la siguiente manera:
El objetivo de todo este análisis es poder determinar dónde debiera estar nuestro foco a la hora de planificar el proceso estudiado, implementando acciones específicas que permitan mitigar las fallas que afecten el desempeño de las actividades identificadas. Como consecuencia del análisis del último gráfico se podrían introducir medidas de gestión destinadas a asegurar la disponibilidad en tiempo y forma del personal crítico de manera prioritaria en relación al resto, por ejemplo, considerando un tiempo adecuado para realizar verificaciones de competencias del personal, para capacitar, entrenar y para reevaluar a este grupo particular de personas, todo esto previo al inicio de las actividades.